Privacyverklaring

Privacyverklaring gemeentelijke basisschool Boutersem

versie 2.0, 28/11/2025, Opgemaakt door Jill Müller, DPO (VERA)

Inleiding
Verwerkingsverantwoordelijke
Verwerkingsdoeleinden
Rechtgronden
Verwerkers en protocollen
Ontvangers
Verzamelen
Bewaartermijnen
Informatie
Cookies

1. Inleiding

Onze school hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met gepaste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg over hoe wij de persoonsgegevens van de leerlingen, de ouder(s)/voogd/wettelijke vertegenwoordiger(s) en het personeel behandelen. We leggen onder meer uit hoe wij omgaan met deze gegevens, waarom wij ze verwerken en welke rechten je hebt. Dit doen we volgens de transparantieplicht zoals voorzien in de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van onze school valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van Lokaal bestuur Boutersem.

Dit betekent dat wij:

persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en het type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring en hebben betrekking op het aanbieden van onderwijs, begeleiding van leerlingen , communicatie met ouder(s)/voogd/wettelijke vertegenwoordiger(s) en wettelijke verplichtingen;
de verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
jouw uitdrukkelijke toestemming vragen wanneer dit nodig is (bv. voor het gebruik van beeldmateriaal van leerlingen of deelname aan niet-verplichte activiteiten);
passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze taken of wettelijk verplicht, en altijd met voldoende waarborgen voor uw privacy;
de rechten omtrent persoonsgegevens respecteren.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Het lokaal bestuur Boutersem, gevestigd in Kerkomsesteenweg 45, 3370 Boutersem, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onderwijs, begeleiding en het naleven van wettelijke verplichtingen. Het lokaal bestuur bepaalt de doeleinden en middelen van deze verwerkingen en ziet erop toe dat dit gebeurt in overeenstemming met de AVG.

De scholen die onder het lokaal bestuur vallen – inclusief de directeur en het schoolpersoneel – verwerken persoonsgegevens enkel namens en onder verantwoordelijkheid van het lokaal bestuur. Zij worden dus niet beschouwd als aparte verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de AVG.

Met vragen over het gevoerde privacybeleid, de genomen maatregelen of het uitoefenen van jouw rechten kan je terecht bij de directeur via het e-mailadres privacy@gbboutersem.be .

Indien je jonger bent dan 13 jaar, raden wij aan, vooraleer je persoonsgegevens aan ons bezorgt, om:

deze privacyverklaring samen met je ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) aandachtig te lezen;
de toestemming van je ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) te vragen voor jouw (online) activiteiten op onze website, en ook wanneer je een beroep doet op onze diensten of producten.

Wij vragen aan jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) om:

betrokken te zijn bij de (online) activiteiten op onze website en/of onze aangeboden diensten of producten;
expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan onze school;
expliciete toestemming te geven bij de aankoop van aangeboden diensten of producten die worden aangeboden door onze school.

3. Verwerkingsdoeleinden

Onze school verwerkt jouw persoonsgegevens uitsluitend om haar dienstverlening goed te kunnen uitvoeren. Deze gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden. Ook worden ze niet ingezet om interesseprofielen (profiling) op te stellen, tenzij daar vooraf uitdrukkelijk toestemming voor gegeven wordt.

In bepaalde gevallen is de school wettelijk verplicht om persoonsgegevens van leerlingen en hun ouder(s)/voogd/wettelijke vertegenwoordiger(s) te verwerken en/of te delen met andere partijen. Dit gebeurt onder meer in het kader van:

Het bijhouden van de leerlingenadministratie
De opvolging van leerlingen via onze digitale toepassingen
Toepassingen die het leerproces van de leerling ondersteunen
De ondersteuning bij specifieke medische noden van leerlingen
Het preventief verzamelen van medische gegevens bij meerdaagse uitstappen
De samenwerking met het CLB

Daarnaast is het mogelijk dat jouw gegevens worden verwerkt via automatische besluitvorming. Dit gebeurt uitsluitend binnen de grenzen van goedgekeurde wetgeving of gemeentelijke reglementen. Een passend van automatische besluitvorming in een schoolcontext kan zijn een digitaal aanwezigheidsregistratiesysteem met automatische meldingen bij afwezigheid van een leerling of leerkracht.

4. Rechtsgronden

De GDPR bepaalt dat er meerdere rechtsgronden zijn op basis waarvan we jouw persoonsgegevens mogen verwerken.

De doeleinden waarvoor wij jouw gegevens verwerken, zijn inherent verbonden aan de werking van de school en doorgaans opgelegd door wetgeving: Bijvoorbeeld:

Leerlingenadministratie
Leerlingevaluatie
Zorg voor leerlingen
Leerlingen volgen, in samenwerking met het CLB
Personeelsadministratie
…

Indien de school op basis van wetgeving jouw gegevens verwerkt, is er geen toestemming nodig. Op het moment van het verwerken (inzamelen) van jouw gegevens zal onze school je hierover ingelicht. Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van jouw vitaal belang of voor taken van algemeen belang is het niet nodig om jouw toestemming te geven.

Indien jouw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren, zal de gegevensinzameling via een invulformulier gebeuren. Dienstverlening van de school die niet opgelegd is door wetgeving omvat bijvoorbeeld:

Organiseren van schoolfeesten en -evenementen
Sturen van nieuwsbrieven
Maken en gebruik van gerichte foto’s (andere dan individuele foto’s voor dossiers)
…

Deze processen verlopen altijd via formulieren die je zelf invult. Dit kan digitaal of op papier zijn. Door deze in te vullen en af te geven (of digitaal te verzenden) geef je expliciete toestemming om je gegevens te verwerken voor de doeleinden vernoemd op de formulieren. We verwerken jouw gegevens die we via deze weg krijgen niet voor andere doeleinden. Indien we toch jouw gegevens voor nog andere doeleinden willen verwerken, zal dit expliciet gevraagd worden onderaan het formulier zodat je actief je toestemming kan geven voor verdere verwerkingen.

5. Verwerkers en protocollen

De gemeentelijke school is onderdeel van het lokaal bestuur. Dat betekent dat persoonsgegevens binnen het lokaal bestuur intern verwerkt worden en dus niet als doorgifte aan derden worden gezien.

Voor de uitvoering van bepaalde taken doet de school een beroep op externe verwerkers. Dit zijn organisaties die persoonsgegevens verwerken in opdracht van de school / het lokaal bestuur en uitsluitend volgens onze instructies.

Met elke verwerker wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten conform de GDPR/AVG. Daarin wordt vastgelegd dat de verwerker:

persoonsgegevens enkel verwerkt voor het afgesproken doel;
passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen neemt;
de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruikt;
vertrouwelijkheid garandeert.

Voorbeelden van verwerkers zijn o.a.:

leveranciers van schooladministratiesoftware en digitale leerplatformen;
ICT-dienstverleners;
externe partijen die helpen bij de organisatie van activiteiten;
andere dienstverleners die administratieve, technische of logistieke ondersteuning bieden.

Daarnaast kunnen gegevens worden gedeeld binnen protocolakkoorden of samenwerkingsafspraken, bijvoorbeeld met:

het CLB (voor zover het CLB als verwerker optreedt);
welzijnspartners waarmee afspraken zijn gemaakt;
interne diensten van het lokaal bestuur (ICT, personeelsadministratie, financieel beheer…).

Deze protocollen bepalen welke gegevens worden gedeeld, op basis van welke rechtsgrond en voor welk doel.

Alle verwerkers en protocollen worden opgenomen als categorieën in het verwerkingsregister.

6. Ontvangers

Onze school deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor de dienstverlening. Met “derden” bedoelen we alle organisaties buiten het lokaal bestuur die gegevens ontvangen en zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Gegevens kunnen gedeeld worden in de volgende situaties:

1. Wettelijke verplichting

In sommige gevallen is de school verplicht gegevens door te geven aan andere overheidsinstanties, zoals:

onderwijsadministratie of onderwijsinspectie;
politie of justitie;
sociale zekerheidsinstellingen of belastingdiensten;
andere instanties op basis van wet of decreet.

In dat geval wordt enkel gedeeld wat verplicht is.

2. Noodzakelijke samenwerking voor onderwijs en zorg

Gegevens worden gedeeld met derden wanneer dit nodig is voor begeleiding of ondersteuning van leerlingen, bijvoorbeeld met:

het CLB (voor zover het CLB optreedt als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, wat meestal het geval is);
welzijns- of zorgpartners;
externe organisaties die activiteiten, uitstappen of projecten mee organiseren.

3. Overgang of samenwerking met andere onderwijsinstellingen

Bij doorstroom of overstap van een leerling kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met:

andere scholen;
onderwijsnetten of samenwerkingsverbanden.
Ook hier worden alleen de strikt noodzakelijke gegevens gedeeld en steeds binnen een duidelijk omschreven rechtsgrond.

7. Verzamelen

De school zal steeds de nodige gegevens bij jou of indien nodig bij jouw ouder(s)/voogd/wettelijke vertegenwoordiger(s) opvragen, op papier of digitaal.

Bij andere partijen wordt er enkel informatie opgevraagd voor wettelijk vastgelegde doelen. Als school verbinden we ons ertoe u hierover te informeren indien u dit vraagt.

8. Bewaartermijnen

Jouw gegevens worden niet langer bewaard dan nodig om voor de bepaalde doeleinden. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien (archief)wetgeving ons hiertoe verplicht. We volgen daarvoor o.a. de omzendbrieven ‘Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten’ voor het basis- en het secundair onderwijs.

9. Informatie

1. Rechten van betrokkenen

Als betrokkene heb je volgend uit de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met de directeur christopheveulemans@gbboutersem.be of onze Functionaris Gegevensbescherming (DPO) via security@vera.be We houden hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij.

Je hebt recht op :

Inzage: je mag weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en voor welke doeleinden.
Correctie: je kan onjuiste of onvolledige gegevens over jou te (laten) verbeteren.
Verwijdering: je kan verzoeken om jouw gegevens te (laten) wissen.
Beperking van verwerking: je kan verzoeken om de verwerking van uw gegevens tijdelijk stop te zetten.
Bezwaar: je kan bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens.
Gegevensoverdraagbaarheid: je kan jouw gegevens opvragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie.
Automatische profilering: je hebt het recht om je te verzetten tegen automatische profilering of een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit

Wij reageren binnen één maand op jouw verzoek, conform de AVG. In sommige gevallen kunnen wij jouw verzoek weigeren, bijvoorbeeld als wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren. In dat geval informeren wij je steeds over de reden.

2. Recht op intrekken toestemming

Je hebt steeds het recht om jouw toestemming voor de verwerking van jouw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op je toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je jouw toestemming hebt verleend, blijven evenwel rechtmatig verwerkt.

3. Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw gegevens, of je hebt inbreuken vastgesteld, kan je je wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens of de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan nr. 15, 1210 Brussel
contact@toezichtcommissie.be
Link naar klachtenprocedure VTC

10. Cookies

De website maakt gebruik van cookies om verkeer en voorkeuren bij te houden, ter verbetering van de gebruikerservaring. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een website op jouw computer of mobiel toestel opslaat op het moment dat je de website bezoekt. Je leest in onze cookieverklaring alle informatie over cookies, welke cookies ons bestuur plaatst en hoe je cookies kan kiezen en/of weigeren.